第20天，联动调试顺利完成，10吨模拟原料全部处理完毕，平均每批处理时间4小时，产品纯度99.99%，能耗656千瓦时\/吨，完全符合设计要求。
周明将调试报告发给王莽，王莽很快回复：“太好了！设备安装调试完成，接下来就等原料进场，开始试生产。对了，tVb的阮董助理刚才给我打电话，说《丝路传奇》的合拍片筹备会要在长三角影视链开，邀请咱们参加，你这边安排好后续工作，我明天过去一趟，顺便看看影视链的场景搭建情况。”
2009年夏初的长三角影视链，位于沪市周边的昆山片区，整个影视链被绿色的防护林环绕，林带宽度达50米，种植着女贞、水杉等耐旱乔木，既能阻挡外界噪音，又能调节园区小气候。
影视链内部按功能划分为三大区域：古装实景街（占地200亩）、现代拍摄区（占地150亩）、后期制作中心（占地150亩），各区之间用宽12米的沥青道路连接，道路两侧安装着太阳能路灯（每盏功率30w，光照强度150lux，每晚7点至次日6点自动亮起），路灯之间间隔30米，确保夜间通行安全。
作为《丝路传奇》合拍片核心场景的古装实景街，入口处立着一块高8米、宽5米的汉白玉石牌坊，牌坊顶部雕刻着西域风格的葡萄藤纹样，中间“西域古城”四个金色大字采用颜体书法，字高1.2米，笔画粗细均匀，在阳光下熠熠生辉。
石牌坊两侧各矗立一尊高3米、重5吨的青石狮子，狮子底座刻有“丝绸之路”相关的浮雕（包括骆驼商队、张骞出使西域等图案），浮雕线条流畅，细节清晰，每尊狮子由3名工匠耗时2个月雕刻完成，造价达15万港元\/尊。
石牌坊后方是一条长300米、宽8米的主街道，街道地面铺设60cmx30cmx10cm的青石板，石板之间预留1cm的缝隙，填充防水砂浆，既方便雨天排水，又能防止石板热胀冷缩开裂。
街道两侧对称分布着20栋西域风格建筑，每栋建筑间距10米，建筑高度在5-8米之间，屋顶覆盖着红色琉璃瓦（每片瓦尺寸20cmx15cm，厚度2cm，耐高温且防水），墙面采用仿真夯土材料（由黄土、稻草、水泥按6:3:1比例混合制成），表面绘制着西域特色壁画——东侧10栋建筑壁画以“商队贸易”为主题（包括骆驼载物、商人议价、货物装卸等场景），西侧10栋以“西域生活”为主题（包括歌舞表演、手工制作、饮食文化等场景），每幅壁画面积约15㎡，由5名专业画师耗时15天完成，颜料采用防水丙烯，确保日晒雨淋后不易褪色。
街道中段设置了一座高5米的木质过街天桥，天桥两侧装有木质护栏（高度1.2米，间隔10cm），桥面铺设防滑木板，天桥下方悬挂着20盏红色灯笼（直径30cm，内置LEd灯泡，功率10w），夜间点亮后能营造出西域古城的热闹氛围。
主街道尽头是一座占地500㎡的西域寺庙，寺庙大门为拱形（高4米、宽3米），门楣上雕刻着佛教莲花纹样，寺庙内部供奉着3尊泥塑佛像（高2.5米），佛像两侧摆放着西域风格的铜制法器（包括香炉、烛台等），寺庙周围种植着10棵沙枣树，模拟西域沙漠周边的植被环境。
古装实景街的核心区域——驿站，是本次合拍片筹备会的举办地。
驿站占地300㎡，分为前院、正厅、侧房三部分：前院铺着200㎡的羊毛地毯（颜色为深棕色，图案为西域几何纹样，厚度5cm，保暖且防滑），地毯中央摆放着8个青铜香炉（直径50cm，高80cm），香炉内燃烧着檀香，香气弥漫整个院子；正厅是筹备会主会场，内部摆放着一张长8米、宽2米的实木长桌，桌面铺着红色绸缎（材质为真丝，厚度0.5mm，垂坠感强），绸缎上整齐摆放着32份《丝路传奇》合拍片资料袋，每个资料袋内装有：拍摄计划表（A3尺寸，共28页）、演员名单及定妆照（12页）、场景设计图（35页）、预算明细表（22页）、宣传方案（18页），资料袋旁放着银色签字笔（笔身印着“长三角影视链”字样）和印有tVb logo的皮质笔记本（尺寸16cmx22cm，内页为米黄色道林纸）；侧房作为休息区，摆放着10张藤制座椅（每张座椅承重150kg）和2张茶几，茶几上放着矿泉水（550ml装，龙国本地品牌“农夫泉”）、水果盘（装有葡萄、哈密瓜、西瓜等西域特色水果，总重量5kg）和茶点（包括杏仁酥、核桃糕等，共3kg）。
上午8点30分，参会人员陆续抵达。
首先到场的是tVb团队，由运营总监陈涛带队，成员包括：制作部总监张启山（负责拍摄统筹）、艺人部副总监刘敏（负责演员协调）、宣传部经理周莉（负责宣传推广）、财务专员吴伟（负责预算审核），共5人，陈涛手里拿着阮梅助理转交的《tVb合拍片指示函》，函中明确：“《丝路传奇》作为tVb年度重点合拍片，需确保历史真实性与艺术表现力，演员选角优先考虑tVb签约艺人，宣传资源向内地及海外市场倾斜，预算控制在6000万港元以内，所有重大决策需及时向总部汇报。”
随后，长三角影视链项目负责人陈工带着团队到场，成员包括：场景搭建总监王磊（负责实景街维护）、道具组组长赵芳（负责道具制作）、设备管理专员孙明（负责拍摄设备调度），共4人，陈工手里拿着《实景街使用及维护报告》，报告显示：“西域古城实景街已完成95%的搭建工作，剩余5%为细节装饰（如商铺招牌、街道摊位），预计5天内全部完工，拍摄期间可提供24小时场地支持，包括灯光租赁、清洁服务、安保巡逻。”
接下来，合拍片内地合作方——京市影视集团的代表到场，由总经理李刚带队，成员包括：导演张艺谋（化名张卫平，负责拍摄执导）、编剧王丽（负责剧本修改）、后期制作总监陈浩（负责剪辑特效），共3人，李刚带来了内地文化部门的《合拍片备案批复》，批复中同意《丝路传奇》作为2009年龙国重点合拍片项目，可享受内地影视产业税收优惠（企业所得税按15%征收，低于普通25%的税率）。
最后到场的是演员代表，包括男主角林锋（饰演西域商队首领）、女主角刘一菲（饰演西域公主），以及3名配角演员（饰演商队成员、寺庙僧人、西域国王），演员团队由tVb艺人部副总监刘敏陪同，每人手里拿着初步定妆照，准备在筹备会上讨论修改意见。
上午9点整，筹备会正式开始，由陈涛主持。
陈涛站在长桌主位旁，打开资料袋中的拍摄计划表：“各位老师，欢迎参加《丝路传奇》合拍片筹备会，首先我代表tVb，感谢长三角影视链和京市影视集团的支持。本次合拍片总拍摄周期120天，分为三个阶段：第一阶段（1-40天）拍摄外景，全部在长三角影视链西域古城实景街完成，主要拍摄商队贸易、古城生活、寺庙祈福等场景，共400场戏；第二阶段（41-80天）拍摄内景，在长三角影视链的3个摄影棚（每个棚面积1500㎡）完成，包括商队帐篷、西域王宫、地下密道等场景，共350场戏；第三阶段（81-120天）拍摄补拍镜头及特效素材，根据前期拍摄情况调整，预计150场戏，总场次900场，每天拍摄7-8场戏，分早（8:00-12:00）、中（13:30-17:30）、晚（18:30-22:30）三班拍摄，确保按时完成。”
他顿了顿，翻到拍摄计划表第15页：“为提高效率，我们计划分A、b两组拍摄：A组由张卫平导演带队，负责外景拍摄，配备3台索尼hdw-F900R高清摄像机（支持1080p分辨率，帧率24fps）、8盏ARRI m-Series灯光（功率575w-1800w，色温可调3200K-5600K）、2台大疆cp200无人机（用于航拍商队行进镜头）；b组由副导演带队，负责内景拍摄，配备2台同型号摄像机、6盏灯光设备，两组每天同步推进，拍摄素材由后期团队实时接收，确保后期制作无缝衔接。”
京市影视集团的张卫平导演接过话茬，打开剧本修改稿：“《丝路传奇》剧本经过3次修改，目前已确定最终版，故事以西汉张骞出使西域为背景（对应历史人物，剧本中化名‘张远’），讲述西域商队首领（林锋饰）与西域公主（刘一菲饰）携手保护丝绸之路贸易通道，对抗匈奴（对应历史部族，剧本中化名‘匈部’）劫掠的故事，全剧共48集，每集45分钟，其中历史剧情占60%（基于《史记》《汉书》相关记载改编），艺术创作占40%（新增商队内部矛盾、公主成长线等剧情）。”
他指着剧本第28集：“比如‘商队遇袭’这场戏，剧本描写‘匈部骑兵300人突袭商队，商队成员凭借地形优势抵抗，公主利用西域草药救治伤员’，拍摄时需在实景街的沙漠场景（占地1000㎡，用细沙和岩石搭建）拍摄，A组负责动作戏拍摄，配备15名武行演员（饰演匈部骑兵）、20名群演（饰演商队成员），使用道具武器（包括仿制青铜剑、弓箭，剑身材质为铝合金，箭头为橡胶材质，确保安全），拍摄时采用多角度机位，包括近景（演员打斗表情）、远景（骑兵冲锋场面）、慢镜头（公主救治伤员细节），增强画面冲击力。”
艺人部副总监刘敏这时拿出演员定妆照，分发给参会人员：“目前演员定妆已完成初步版本，林锋的商队首领造型——身着深棕色皮质铠甲（材质为pU皮，重量3kg，轻便且逼真），头戴青铜头盔（复刻西汉时期样式，重量1.5kg），腰间佩戴仿制青铜剑（长度1.2米）；刘一菲的西域公主造型——身着红色真丝长裙（裙摆长度1.5米，裙摆装饰银色亮片，共3000片），头戴金饰头冠（材质为镀金合金，镶嵌仿宝石，重量0.8kg），手持丝绸折扇（扇面绘制西域壁画图案）。”
刘一菲补充道：“头冠的重量有点重，长时间佩戴可能会影响动作，能不能把材质换成轻质合金，重量控制在0.5kg以内？另外，长裙的裙摆太长，拍摄骑马戏份时可能会被缠住，建议在裙摆内侧加暗扣，骑马时可以将裙摆缩短。”
道具组组长赵芳立刻记录：“没问题，我们会在3天内修改，头冠改用航空铝合金，重量降至0.45kg，保留原有造型；长裙内侧加3个暗扣，可将裙摆从1.5米缩短至0.8米，不影响拍摄效果，修改完成后会第一时间通知演员试穿。”
场景搭建总监王磊汇报场景细化方案：“西域古城实景街还需补充15个商铺摊位，包括香料铺（占地15㎡，摆放20种仿真香料，如孜然、胡椒、檀香）、丝绸铺（占地20㎡，悬挂50匹仿真丝绸，颜色包括红、蓝、绿等10种）、珠宝铺（占地12㎡，摆放30件仿西域珠宝，材质为银镀金，镶嵌玻璃仿宝石），摊位制作采用实木框架，表面刷仿古油漆，预计5天内完成搭建；内景方面，西域王宫场景（占地800㎡）已完成60%，剩余40%为装饰细节，包括王宫大殿的地毯（200㎡，羊毛材质，图案为西域王室纹样）、宝座（实木材质，高2.5米，雕刻狮子纹样）、壁画（100㎡，主题为西域历史事件），预计10天内完工，不影响内景拍摄进度。”
财务专员吴伟这时翻开预算明细表：“《丝路传奇》合拍片总预算1.5亿港元，资金来源分为三部分：tVb出资6000万港元（占40%），京市影视集团出资5000万港元（占33.3%），长三角影视链出资4000万港元（占26.7%）。预算明细如下：拍摄费用4000万港元（包括设备租赁1200万、人员工资1800万、场地使用费1000万）；演员片酬3500万港元（林锋500万、刘一菲450万、其他主演共850万、配角及群演共1700万）；场景搭建2500万港元（实景街完善800万、内景搭建1200万、道具制作500万）；宣传推广2000万港元（tV广告1000万、社交媒体推广500万、线下活动500万）；后期制作1500万港元（剪辑300万、配音200万、特效1000万）；备用金500万港元（应对突发情况，如天气影响导致拍摄延期）。目前各方出资已到位80%，剩余20%将在拍摄启动后10天内拨付完毕，资金由三方共同监管，每笔支出需三方财务专员签字确认。”
京市影视集团的财务代表查看明细表后，点头表示：“预算分配合理，符合三方之前约定的比例，备用金设置也考虑到了突发情况，我们没有异议，后续会按时拨付剩余资金。”
宣传部经理周莉介绍宣传方案：“《丝路传奇》宣传分为三个阶段：预热期（拍摄期间，共120天）、上映前（拍摄完成后1个月，共30天）、上映后（播出期间，共60天）。预热期：tVb财经频道、海外频道每周播出1期拍摄花絮（30分钟\/期，共12期），内容包括演员采访、场景搭建、拍摄幕后；内地京市卫视、沪市卫视同步播出花絮，每周2次，每次15分钟；海外社交媒体（Facebook、twitter）开设官方账号，每天更新2条内容（包括剧照、短视频、演员动态），预计吸引粉丝50万人。上映前：举办全球首映礼，地点设在香江会议展览中心，邀请演员、导演、行业嘉宾共200人参加，tVb全程直播；在京市、沪市、粤市、鹏城4个城市举办路演，演员团队到场与观众互动，每场路演吸引观众500人。上映后：在tVb翡翠台（香江）、京市卫视（内地）、凤凰卫视欧洲台\/美洲台（海外）同步播出，播出期间每天在黄金时段（19:30-22:00）播放1集，同时在tVb官网、内地视频平台（如优酷、土豆，2009年主流平台）上线点播，宣传总费用2000万港元，三方按出资比例承担（tVb800万、京市影视666万、长三角影视534万）。”
后期制作总监陈浩补充后期安排：“后期团队由15人组成（tVb5人、京市影视5人、长三角影视5人），使用Final cut pro 6剪辑软件（2009年主流剪辑工具），拍摄素材每天同步传输至后期机房（存储设备为10tb磁盘阵列，确保素材安全），剪辑周期45天（初剪30天、精剪15天）；配音由tVb专业配音演员（15人）和内地配音演员（10人）共同完成，配音周期30天，确保台词贴合演员口型；特效制作由内地华谊特效公司（化名）负责，主要包括沙漠场景扩展、骑兵冲锋特效、王宫全景合成等，特效镜头共800个，制作周期60天，预计2010年10月国庆期间完成所有后期工作，按时播出。”
上午11点30分，筹备会进入讨论收尾阶段，参会人员围绕细节问题展开最后确认：张卫平导演确认拍摄期间的天气预案（如遇雨天，优先拍摄内景，外景延期拍摄，已预留10天弹性周期）；陈工确认设备租赁保障（储备2台备用摄像机、5盏备用灯光，确保设备故障时能及时替换）；刘敏确认演员档期（林锋、刘一菲已预留120天完整档期，无其他工作冲突）；吴伟确认资金拨付流程（每周提交资金使用报告，三方审核通过后拨付下周费用）。
上午12点整，筹备会圆满结束，所有议程达成共识，参会人员共同签署《＜丝路传奇＞合拍片筹备确认书》，确认拍摄计划、预算、宣传方案等内容，约定5天后启动演员定妆修改确认，10天后正式开机拍摄。
中午12点30分，长三角影视链在驿站前院举办午宴，宴席采用西域特色自助餐形式，菜品包括：烤全羊（2只，每只重15kg，采用西域烤炉制作，外焦里嫩）、手抓饭（10kg，用羊肉、胡萝卜、葡萄干制作）、烤包子（200个，馅料为羊肉丁和洋葱）、奶茶（10L，咸甜两种口味），还有内地特色菜品（京市烤鸭、沪市红烧肉），满足不同参会人员的口味。
午宴期间，陈涛接到阮梅助理的电话，助理传达：
“阮董对筹备会结果很满意，要求tVb团队每周提交拍摄进度报告，确保合拍片质量，另外，tVb宣传部已开始制作《丝路传奇》预热海报，预计3天后在tVb官网和社交媒体发布，海报设计融入西域古城实景元素，突出主演形象。”