“罗部长，我补充一句。”江涛突然开口，手里拿着《城西项目物资需求表》，“之前城西项目也出现过水泥送货信息滞后的情况，建议在对接群里加个‘信息提醒’功能，比如到货前 1天自动@供应部检测专员，避免人工遗漏——这也符合公司‘数字化赋能’的要求。”
“这个建议很好，小李负责建群时同步设置提醒功能，明天中午前必须完成群组建和成员邀请，下午三点前组织首次群培训，确保每个人都清楚信息同步要求。”罗明在笔记本上标注“小李：1.建群（含提醒）2.培训，时限：明天中午前”，又转向小张，“接下来分析‘苗木供应商临时换苗’，小张，你是一期苗木验收专员，当时具体情况是什么？”
小张翻开《一期苗木验收记录》，指着 1996年 3月的一页：“当时给中心花园采购的 36棵香樟，合同约定‘胸径≥8cm、冠幅≥2.5m’，供应商武汉黄陂苗圃送货时，有 6棵胸径只有 6.5-7cm，冠幅也差 0.3m。我们提出退货，供应商说‘这批苗是最后一批，要换得等 10天’，当时为了赶绿化进度，只能先收下补种。后来查合同才发现，之前的合同只写了‘苗木规格按设计要求’，没明确‘规格不符的违约责任’，供应商觉得‘换苗没损失’，才敢随意调整——这是合同条款太模糊导致的。”
老吴跟着翻出当时的采购合同，指着“违约责任”条款：“罗部长您看，当时的合同只写了‘供应商需保证货物质量，如有问题协商解决’，连违约金比例都没提。后来跟黄陂苗圃协商，对方只愿意补偿 5000元，还不够我们补种的运费——这种模糊条款，根本起不到约束作用。”
罗明接过合同，手指在“协商解决”四个字上划了划，在白板“信息壁垒”下方写下“合同漏洞”：“这个问题的核心是‘条款不明确、追责无依据’。老吴，你牵头修订《采购合同（苗木类）模板》，重点明确三点：一是规格偏差的界定标准，比如‘胸径误差≤5%为合格，超 5%视为违约’；二是违约金计算方式，‘规格不符的，按该批次货款的 20%支付违约金，同时需在 7日内更换合格苗木，逾期每日追加 1%货款的滞纳金’；三是争议解决途径，‘优先协商，协商不成提交武汉仲裁委员会仲裁’——这些条款要参考《民法典》‘买卖合同编’的相关规定，确保合法合规。另外，其他材料的合同模板也要同步修订，比如钢材的‘材质书不符’、防水卷材的‘厚度偏差’，都要明确违约责任，下周一前给我初稿，我协调法务部审核。”
李娜突然举手：“罗部长，我补充个细节。之前的合同里‘验收标准’也不明确，比如苗木的‘土球直径’，只写了‘按行业标准’，没具体数值，建议修订时明确‘土球直径≥胸径的 6倍’，避免后续争议。”
“这个补充很关键，纳入修订要求。”罗明在笔记本上标注“老吴：修订合同模板（含规格、违约金、验收标准），时限：下周一初稿”，又翻到复盘报告的“水泥批次不符”问题，“最后说这个——1996年 4月，39号楼浇筑 15层楼板时，发现进场的 p.o42.5水泥批次与检测报告不符，当时怎么回事？”
江涛脸色微变，拿出当时的《整改记录》：“是我对接的，当时供应商武汉阳逻水泥厂送的是‘’批次水泥，但提供的检测报告是‘’批次的。我们现场验收时没仔细核对批次号，直到搅拌站检测时才发现，导致已经进场的 20吨水泥全部封存，重新采购又耽误了 3天工期——这是我们供应部‘验收流程不规范’，也暴露了采购部‘未要求供应商随货提供对应批次报告’的问题。”
“不止如此。”老吴补充道，“当时采购合同里只要求‘供应商提供检测报告’，没明确‘报告需与送货批次一致’，供应商才敢用旧报告蒙混过关。而且后续追溯时发现，该供应商之前就有过‘批次不符’的情况，只是没纳入供应商评级，才导致问题重复发生。”
罗明的表情严肃起来，在白板上写下“流程缺失”：“这个问题的教训很深刻——批次不符可能导致质量隐患，比如不同批次的水泥强度差异，会影响混凝土性能。整改措施分两步：一是小张牵头制定《材料进场验收管理流程》，明确‘三核对’要求：核对‘送货单批次号-检测报告批次号-实物标识批次号’，三者一致才能验收，不一致的当场拒收，并同步报采购部追责；流程里还要明确验收记录的留存要求，‘每批次验收需拍摄送货单、报告、实物标识的合影，存入项目档案’，本周内完成流程初稿，报我审核后执行。二是采购部在后续下单时，必须在采购单和合同中明确‘供应商需随货提供对应批次的检测报告（加盖 cmA章）’，未提供或批次不符的，视为违约，按合同约定追责。”
小张立刻拿出笔记本记录：“三核对：送货单-报告-实物；验收合影存档；本周内出流程初稿。”他抬头时语气坚定，“罗部长您放心，这次一定把流程定细，避免再出类似问题。”
会议接近尾声，罗明拿起笔记本，开始逐项明确任务闭环要求：“今天会议梳理的 8项问题，已拆解为 3项核心整改任务，每项任务都明确了责任人、完成时限和验收标准。后续按‘周例会+月复盘’机制推进：每周三下午召开进度会，责任人汇报任务进展；每月底形成《整改进展报告》，报公司‘材料体系优化专项工作组’审核。所有任务必须在月底前完成，确保整改落地见效——这既是落实公司‘提质增效’的要求，也是为后续二期、三期项目筑牢材料质量防线。”